Într-un magazin naturist, activitatea de zi cu zi înseamnă mult mai mult decât vânzarea produselor. În spatele fiecărei interacțiuni cu un client există recepții de marfă, comenzi, stocuri de verificat, termene de valabilitate de urmărit și inventare de gestionat.
Pe măsură ce afacerea crește, toate aceste activități încep să consume exact resursa care nu poate fi recuperată – timpul.
La început, o verificare în plus sau o recepție care durează mai mult pot părea parte firească din activitatea de zi cu zi. Pe măsură ce afacerea se dezvoltă, însă, cresc numărul de produse, comenzile și volumul de muncă, iar timpul petrecut cu activitățile operaționale devine tot mai greu de ignorat. Mai ales într-un business în care relația cu oamenii a fost importantă încă din prima zi.
Despre Trifolia | O afacere de familie care a crescut odată cu încrederea clienților
Povestea Trifolia începe cu două surori care au crescut într-o familie în care plantele medicinale, ceaiurile și remediile naturale făceau parte din viața de zi cu zi. În anul 2000 au urmat un curs de Medicină Naturistă, iar în ianuarie 2001 au deschis primul magazin naturist Trifolia. De atunci, consultanța, experiența și încrederea au rămas în centrul relației cu clienții.
De-a lungul celor 25 de ani de activitate, Trifolia a crescut pas cu pas, și-a diversificat gama de produse și și-a extins prezența și în mediul online. Astăzi, produsele și recomandările echipei sunt accesibile clienților din întreaga țară.
Pe măsură ce Trifolia s-a dezvoltat, și procesele din spatele magazinului au devenit mai complexe – mai multe produse, mai multe recepții, mai multe mișcări de stoc și mai multe informații de gestionat.
Provocarea | Când dezvoltarea afacerii aduce tot mai multe operațiuni
Pentru un magazin naturist, gestiunea stocurilor înseamnă mai mult decât să știi câte produse ai pe raft sau în depozit. Este important să poți urmări atât mișcările de stoc, cât și termenele de valabilitate, astfel încât produsele care se apropie de expirare să poată fi identificate și valorificate înainte de termen.
Pe măsură ce Trifolia s-a dezvoltat și volumul de produse a crescut, a devenit tot mai important ca echipa să păstreze controlul asupra activității fără să piardă timp cu verificări și sarcini repetitive. Într-o zi obișnuită, trebuiau urmărite simultan:
- recepții și comenzi;
- stocuri și mișcări de marfă;
- termene de valabilitate;
- inventare;
- vânzări și informații despre produse;
- date de care managementul are nevoie pentru a vedea ce se întâmplă în business.
Provocarea celor de la Trifolia nu era existența acestor procese, ci timpul și atenția pe care ajungeau să le consume pe măsură ce afacerea se dezvolta. Echipa avea nevoie de o imagine mai clară asupra produselor, de la recepție până la vânzare, și de un mod mai simplu de a urmări stocurile, termenele de valabilitate și activitățile de zi cu zi.
Soluția | Un ERP adaptat modului de lucru Trifolia
Pentru Trifolia, pasul următor a fost să găsească o soluție care să aducă mai multă claritate în activitatea de zi cu zi și să reducă timpul pierdut cu verificări și operațiuni repetitive. Era important ca informațiile despre produse, stocuri și vânzări să fie mai ușor de urmărit, fără să îngreuneze activitatea echipei.
Aici intervine soluția Selectsoft, care conectează sistemul de vânzare, gestiunea stocurilor și aplicația mobilă într-un singur flux. Digitalizarea începe încă din momentul recepției – produsele pot fi scanate cu terminale mobile, iar informații importante, precum data expirării, sunt înregistrate și urmărite direct în sistem.
Astfel, același flux poate conecta:
- recepția mărfii;
- stocurile și traseul produsului;
- termenele de valabilitate;
- inventarierea;
- vânzarea;
- informațiile de care managementul are nevoie.
Pe lângă soluția implementată, Trifolia beneficiază și în prezent de suport din partea echipei Selectsoft, ori de câte ori apare o problemă sau este nevoie de ajustări. În același timp, flexibilitatea soluției permite adaptarea sistemului la cerințele specifice ale afacerii.
Ce s-a schimbat în activitatea de zi cu zi?
Una dintre cele mai vizibile schimbări apare chiar la recepție. Informațiile despre produse sunt introduse de la început în sistem, iar marfa poate fi urmărită mai departe până la vânzare.
- Pentru echipă, asta înseamnă mai puțin timp pierdut cu verificări repetitive.
- Pentru management, mai multă claritate asupra a ceea ce se întâmplă cu produsele.
Trifolia descrie concret rezultatele obținute – timp câștigat zilnic la recepții și comenzi, transparență asupra produselor de la intrarea lor în companie până la vânzare, inventariere rapidă și corectă și posibilitatea de a monitoriza mai ușor afacerea de la distanță.
În practică, beneficiile se traduc prin:
- mai puțin timp consumat la recepții și comenzi;
- trasabilitate mai bună a produselor;
- control asupra termenelor de valabilitate;
- mai multă vizibilitate asupra stocurilor;
- acces mai ușor la informațiile necesare managementului.
Descoperă soluția Selectsoft pentru parafarmacii și cum te poate ajuta să îți organizezi mai bine activitatea.
Mai mult timp pentru ceea ce contează
Dincolo de eficiența operațională, pentru Trifolia cel mai important câștig este timpul recuperat în activitatea de zi cu zi.
„Este mult mai important să ai timp pentru familie, relația cu colegii și pentru clienți, decât să te chinui cu hârtii, pixuri sau alte softuri.”
Romelia Szabo – Trifolia
Fraza surprinde foarte bine ce ar trebui să însemne, de fapt, digitalizarea unui magazin naturist – nu mai multă tehnologie în activitatea de zi cu zi, ci procese mai simple.
Timpul câștigat prin eficientizarea recepțiilor poate deveni timp pentru a te focusa pe clienți. O inventariere mai simplă poate însemna mai puțină presiune asupra echipei. Accesul la informații de la distanță poate însemna că antreprenorul nu mai trebuie să fie permanent în locație pentru a ști ce se întâmplă.
Ce pot învăța alte magazine naturiste din experiența Trifolia?
Experiența Trifolia arată că, pe măsură ce un magazin se dezvoltă, provocările apar adesea în procesele zilnice.
Pentru alte magazine naturiste, un prim pas poate fi identificarea acelor activități care consumă cel mai mult timp sau generează cele mai multe verificări:
- Cât timp consumă recepția mărfii?
- Putem vedea rapid ce avem în stoc?
- Cum urmărim termenele de valabilitate?
- Cât de simplu realizăm inventarul?
- Câte verificări manuale fac colegii în fiecare zi?
- Poate managementul vedea situația afacerii fără să fie permanent prezent?
Atunci când aceste procese sunt mai bine conectate, digitalizarea nu înseamnă doar mai mult control asupra activității. Înseamnă și mai puțin timp pierdut cu verificări, mai multă claritate pentru echipă și mai mult timp disponibil pentru clienți și pentru dezvoltarea afacerii.
Vrei să vezi cum ar arăta zilnic activitatea ta cu Selectsoft? Programează o analiză consultativă cu un specialist!
