Sistemul de facturare electronică a fost operaţionalizat din noiembrie 2021 şi a fost opțional în prima fază, fiind adresat exclusiv companiilor care derulează proceduri de achiziții publice. Ulterior, el a fost extins şi către mediul privat, astfel că, potrivit calendarului de implementare publicat de autorităţi, sistemul este folosit mai întâi opţional, de la 1 aprilie 2022, şi apoi în mod obligatoriu, de la 1 iulie 2022.
În prima etapă, utilizarea e-Factura va deveni obligatorie pentru firmele care au contracte cu instituții ale statului (B2G), urmând apoi și restul (B2B și B2C).
Este obligatoriu de la 1 aprilie 2022 pentru firmele care activează în domeniul turistic și acceptă vouchere de vacanță.
Sistemul de facturare e-Factura va deveni obligatoriu în cazul comercializării produselor cu risc fiscal ridicat comercializate în relația B2B de la 1 iulie 2022, conform OUG 130/2021.
Concret, de la 1 Iulie 2022, toate firmele care comercializează legume, fructe, apă, alcool, haine, încălțăminte, nisip, pietriș și clădiri noi, vor transmite facturile aferente prin sistemul e-Factura.
Atenție! Lista este în continuă actualizare!
Selectsoft este pregătit la acest moment pentru e-Factura și este disponibil pentru integrare, îmbunătățind în permanență sistemul, pentru a fi la curent cu noile norme legislative.
Cum funcționează?
Cu ajutorul Selectsoft, emitentul va putea transmite și totodată valida factura electronică, respectând specificațiile și structura precizată de Ordonanță. După validarea datelor din factură de către ANAF, se va aplica semnătura electronică și se va comunica instant destinatarului prin SPV starea (validată sau eronată). Cu ajutorul sistemului informatic Selectsoft se poate oricând verifica starea e-Facturii în timp real.
Pentru a putea transmite facturi către parteneri și instituțiile publice, emitenții facturilor electronice trebuie să dețină un certificat digital calificat (semnătură electronică), înregistrat pentru accesul în Spațiul Privat Virtual, obligatoriu de altfel pentru accesarea în Registrul RO e-factura.
O clarificare importantă pe care trebuie să o cunoască firmele este că programul de facturare e-Factura nu este un sistem prin care se emit facturi, ci este un sistem prin care firmele transmit facturile electronice pe care le emit. Practic, factura emisă în format electronic se transmite în e-Factura cu ajutorul Selectsoft, într-un format care să corespundă cerințelor prevăzute de legislație.
De la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândeşte şi calitatea de destinatar. În vederea utilizării sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, emitentul şi destinatarul trebuie să fie înregistraţi în Registrul RO e-Factura.
După transmiterea facturii electronice, sistemul e-Factura efectuează următoarele operațiuni, în mod automat, asupra fișierului în format XML: verificări și validări privind structura și sintaxa; verificări semantice. După efectuarea acestor operațiuni se generează un mesaj automat de răspuns.
Important de precizat, este faptul că sistemul e-Factura face o verificare a structurii facturii, a autenticităţii originii şi a integrităţii conţinutului, nu şi o verificare a realităţii tranzacţiei vizate de factură. Prin urmare, aplicarea semnăturii autorităţilor nu înseamnă că aceasta validează tranzacţiile vizate de facturile trimise în sistem de firme, ci doar că fişierele respectă condiţiile tehnice de emitere a unei facturi valide.
De asemenea, este precizat faptul că firmele nu pot transmite mai multe facturi deodată. Ceea ce inseamnă că firmele trebuie să transmită individual facturile electronice pentru produsele riscante.
În situația în care un produs riscant este vândut de mai multe ori, în relația B2B, până ajunge la clientul final, cine este considerat furnizorul care va avea obligația de a transmite factura electronică prin sistemul e-Factura? Răspunsul este simplu: toți cei care vând produsul respectiv. De exemplu, o asemenea situație poate să apară atunci când un produs riscant este vândut de producător către un comerciant, iar acel comerciant vinde ulterior produsul către clientul final (relație B2B). În acest caz, o factură electronică trebuie transmisă în e-Factura atât pentru prima tranzacție (furnizorul este considerat producătorul), cât și pentru a doua tranzacție (furnizorul este considerat comerciantul). Cu alte cuvinte, obligația intervine la fiecare tranzacție în relația B2B, chiar dacă vorbim de același produs riscant care trece prin mai multe „mâini”.
Dacă te afli în una dintre situațiile de mai sus, recomandarea noastră este să iei legătura cu noi, pentru a beneficia de noua funcționalitate obligatorie.
Selectsoft iți va facilita procesul de implementare a integrării soluției software cu Sistemul Național de Facturare Electronică.
