Vara schimbă ritmul unei afaceri. Cererea poate varia de la o lună la alta, anumite produse devin mai căutate, iar concediile schimbă temporar dinamica echipei. Tocmai de aceea, perioada aceasta poate arăta puțin diferit față de restul anului.
Nu este nevoie însă de o analiză complicată ca să îți dai seama cum merg lucrurile. Câteva cifre bine alese îți pot confirma că direcția este bună sau îți pot arăta din timp unde s-a schimbat ceva – poate un produs se vinde mai repede, un stoc trebuie completat sau anumite costuri au evoluat diferit.
Rapoartele de gestiune îți oferă o imagine mai clară asupra activității, fără să fie nevoie să urmărești fiecare cifră în parte. Uneori, câteva minute în care verifici informațiile potrivite sunt suficiente pentru a ști ce merge bine și ce merită avut în vedere în perioada următoare.
5 rapoarte de gestiune care merită o privire vara aceasta
Fiecare afacere are propriile cifre importante. Sunt însă câteva informații care te pot ajuta să înțelegi rapid cum evoluează activitatea și dacă schimbările specifice perioadei de vară se văd și în rezultate.
1. Cum au evoluat vânzările?
Valoarea vânzărilor este, de obicei, una dintre primele cifre la care te uiți atunci când vrei să vezi cum merge afacerea.
Pentru ca informația să fie cu adevărat relevantă, merită să o pui și în context. Poți urmări:
- evoluția față de luna precedentă;
- rezultatele comparativ cu aceeași perioadă a anului trecut;
- diferențele dintre punctele de lucru sau gestiuni;
- evoluția vânzărilor pe categorii de produse.
În felul acesta poți vedea dacă o creștere vine din sezonalitate, dacă anumite locații au rezultate mai bune sau dacă există categorii care se remarcă în această perioadă.
Nu este important doar cât ai vândut, ci și cum au evoluat vânzările și ce a generat această evoluție.
2. Ce produse aleg clienții vara aceasta?
Vânzările totale îți arată rezultatul, dar nu și produsele care au contribuit cel mai mult la el. În lunile de vară, preferințele clienților se pot schimba. Unele produse pot deveni mai căutate, în timp ce altele au un ritm mai lent.
Un raport de vânzări pe produse sau categorii te poate ajuta să vezi:
- ce produse au cea mai mare cerere;
- ce categorii sunt în creștere;
- ce produse se vând mai lent;
- ce s-a schimbat față de perioade similare.
Informațiile acestea te pot ajuta să planifici mai bine aprovizionarea și să vezi pe ce produse merită să te concentrezi în perioada următoare.
În loc să estimezi ce își doresc clienții, poți porni de la ceea ce cumpără deja.
3. Ai stocul potrivit pentru ceea ce se vinde?
Un produs căutat care ajunge frecvent la stoc zero poate însemna oportunități de vânzare pierdute. La polul opus, cantitățile mari din produse care se mișcă greu înseamnă bani rămași blocați în marfă.
Tocmai de aceea, vânzările și stocurile merită analizate împreună.
Un raport privind situația stocurilor te ajută să urmărești mai ușor:
- produsele cu rulaj ridicat;
- articolele pentru care stocul începe să scadă;
- produsele care se mișcă mai lent;
- ce trebuie reaprovizionat;
- cum sunt distribuite stocurile între locații sau gestiuni.
Într-o perioadă în care cererea poate varia, această imagine te ajută să eviți atât lipsurile, cât și suprastocarea.
Un stoc bine gestionat înseamnă să ai produsele potrivite disponibile atunci când există cerere pentru ele.
4. Cum au evoluat achizițiile și cheltuielile?
O perioadă cu mai multe vânzări poate veni firesc și cu mai multe achiziții sau cu anumite costuri suplimentare. De aceea, este util să vezi și cum evoluează acestea în raport cu activitatea.
Merită să verifici:
- dacă achizițiile țin pasul cu vânzările;
- cum au evoluat principalele categorii de cheltuieli;
- dacă există diferențe față de lunile precedente;
- dacă schimbările sunt explicate de evoluția activității.
Nu orice creștere a costurilor trebuie privită ca o problemă. Uneori este pur și simplu rezultatul unei activități mai intense. Important este să ai informațiile la îndemână și să înțelegi de unde vin diferențele.
5. Cât de profitabilă este, de fapt, perioada?
Poți avea o lună cu vânzări foarte bune și, totuși, un rezultat mai slab decât te așteptai. Costul mărfurilor, cheltuielile, marjele și produsele care au generat vânzările influențează imaginea finală.
De aceea, analiza nu ar trebui să se oprească la întrebarea „Cât am vândut?”.
Un raport de profitabilitate te poate ajuta să vezi:
- ce rezultat a generat activitatea;
- cum se compară acesta cu perioadele anterioare;
- ce produse sau categorii contribuie mai mult la rezultat;
- dacă există diferențe între punctele de lucru.
Două luni cu valori apropiate ale vânzărilor pot avea rezultate diferite, iar aceste diferențe sunt mai ușor de înțeles atunci când informațiile sunt privite împreună.
Vânzările îți arată nivelul activității. Profitabilitatea îți arată rezultatul din spatele ei.
Câteva întrebări simple pot spune multe despre afacerea ta
Nu ai nevoie de zeci de rapoarte deschise în același timp. De cele mai multe ori, este suficient să pornești de la ceea ce vrei să afli.
De exemplu:
- Ce trebuie să reaprovizionez? Urmărești vânzările împreună cu stocurile.
- Cum a mers luna aceasta față de cea trecută? Compari rezultatele între perioade.
- Ce produse merg mai bine vara aceasta? Urmărești vânzările pe produse și categorii.
- Vânzările mai mari au adus și un rezultat mai bun? Privești vânzările împreună cu achizițiile, cheltuielile și profitabilitatea.
Astfel, raportul nu devine încă o analiză de făcut, ci o modalitate mai simplă de a găsi răspunsul atunci când ai nevoie de el.
Informațiile sunt mai utile atunci când le găsești ușor
Pe măsură ce o afacere crește, cresc și informațiile pe care trebuie să le urmărești – produse, documente, gestiuni, puncte de lucru, clienți, furnizori.
Dacă datele sunt răspândite în mai multe locuri, chiar și o întrebare simplă precum „Cum merge afacerea?” poate necesita timp pentru a primi un răspuns complet.
Un sistem de gestiune centralizează informațiile generate în activitatea de zi cu zi și îți permite să le urmărești mai ușor.
Prin softul de gestiune ERP Selectsoft, poți avea într-un singur sistem informații despre:
- vânzări;
- stocuri;
- produse;
- achiziții;
- cheltuieli;
- gestiuni și puncte de lucru;
- alți indicatori relevanți pentru activitatea companiei.
Rapoartele de gestiune pot fi adaptate nevoilor afacerii, astfel încât să găsești mai repede informația care contează pentru tine.
Ce îți pot spune cifrele despre perioada următoare?
După primele luni de vară ai deja suficiente informații pentru a vedea dacă s-a schimbat ceva în comportamentul clienților, în vânzări sau în stocuri.
Poate descoperi un produs care merge mai bine decât te așteptai. Poate observi că o anumită categorie are un ritm diferit. Sau poate cifrele îți confirmă pur și simplu că lucrurile merg în direcția potrivită.
Nu trebuie să transformi perioada aceasta într-un exercițiu amplu de analiză. Uneori este suficient să te uiți la câteva informații relevante pentru a avea mai multă liniște și claritate pentru lunile care urmează.
Întrebări frecvente despre rapoartele de gestiune
Ce sunt rapoartele de gestiune?
Rapoartele de gestiune reunesc și structurează informațiile generate de activitatea unei companii, astfel încât antreprenorii și managerii să poată urmări mai ușor vânzările, stocurile, achizițiile, cheltuielile sau profitabilitatea.
Care sunt cele mai utile rapoarte de gestiune pentru un antreprenor?
Alegerea depinde de specificul afacerii, însă printre cele mai utile se numără rapoartele privind vânzările, produsele, stocurile, achizițiile, cheltuielile și profitabilitatea.
De ce este important să compari rezultatele cu perioadele anterioare?
Comparația oferă context. Evoluția față de luna precedentă sau față de aceeași perioadă a anului trecut te ajută să vezi mai ușor dacă există o creștere, o schimbare de sezon sau pur și simplu ritmul normal al afacerii.
Vrei să urmărești mai ușor vânzările, stocurile, costurile și rezultatele afacerii tale? Solicită o demonstrație gratuită cu un expert din echipa Selectsoft.
