Despre client:
Școala Gimnazială „Ep. Dr. Alexandru Rusu” din Baia Mare este o instituție de învățământ fondată în 2015. Școala are ca obiectiv formarea integrală a elevilor, punând accent pe educația la standarde ridicate și pe dezvoltarea armonioasă a fiecărui copil.
Școala Gimnazială „Alexandru Rusu” a făcut un pas important în gestionarea eficientă a activităților administrative din cadrul instituțiilor de învățământ, alegând să implementeze programul de gestiune Selectsoft pentru automatizarea proceselor interne, în special în gestionarea contractelor și facturării.
Provocarea
Ca orice instituție de învățământ, Școala Gimnazială „Alexandru Rusu” se confrunta cu gestionarea unui volum mare de date. Provocarea principală a fost asigurarea unui proces simplu și eficient de gestionare a taxelor de școlarizare și de masă. Fiind esențială o corelare precisă a prezențelor elevilor cu serviciile oferite. Înainte de implementarea Selectsoft, aceste procese se realizau manual, necesitând timp și resurse administrative considerabile.
Soluția – Implementarea unui program de gestiune
Au ales Selectsoft pentru flexibilitatea sa și capacitatea de a se adapta la nevoile specifice ale instituției. Modul personalizat de lucru implementat la Școala Gimnazială „Alexandru Rusu” implică o serie de procese care se concentrează pe:
- Digitalizarea și standardizarea contractelor anuale: La începutul fiecărui an școlar, procesul de gestionare a contractelor a fost eficientizat prin introducerea unei structuri centralizate. Această organizare automată permite un control mai clar asupra relațiilor financiare, evitând erorile și simplificând urmărirea obligațiilor contractuale. Înainte, acest proces se desfășura manual, crescând riscul de pierderi de informații și confuzii administrative.
- Simplificarea gestionării serviciilor oferite: sistemul Selectsoft a îmbunătățit configurarea și gestionarea serviciilor oferite de școală, în special pentru taxa de școlarizare și taxa de masă. Prin digitalizare, școala poate urmări automat frecvența elevilor la masă și factura corect pe baza prezenței. Astfel, s-au eliminat riscurile de calcul greșit sau facturare disproporționată.
- Automatizarea procesului de facturare inițială: prima factură a fiecărui an școlar, ce include doar taxa de școlarizare pentru luna septembrie, a fost automatizată complet. Acest proces a fost implementat pentru a preveni întârzierile și confuziile din facturarea manuală. Astfel, se asigură un flux de numerar ordonat și clar.
- Optimizarea procesului de urmărire a prezențelor și integrarea în facturare: procesul de colectare a prezențelor elevilor a fost optimizat printr-o funcționalitate care permite introducerea datelor la începutul fiecărei luni. Obținându-se o imagine clară și în timp real a serviciilor consumate, precum mesele servite. Facturarea ulterioară reflectă corect utilizarea acestor servicii. Astfel, s-a eliminat nevoia de intervenții manuale și ajustări ulterioare în facturi.
„Am ales Selectsoft pentru a ne eficientiza procesele și a economisi timp în activitatea noastră zilnică. Soluția software implementată ne-a ajutat semnificativ în rapiditatea trimiterii facturilor, iar sistemul este foarte ușor de utilizat și intuitiv. „
Bărbos Bianca – Contabil, Școala Gimnaziala ep.dr. Alexandru Rusu
Rezultatele obținute – cu un program de gestiune Selectsoft
Implementarea programului de gestiune Selectsoft a adus o serie de beneficii evidente pentru Școala Gimnazială „Alexandru Rusu”:
- Automatizarea facturării: procesul manual de facturare a fost eliminat aproape complet, economisind timp prețios pentru personalul administrativ.
- Corelarea prezențelor cu serviciile facturate: prin introducerea opțiunii de prezență pentru taxa de masă, școala se asigură că părinții plătesc doar pentru serviciile efectiv utilizate. Acest lucru contribuie la o transparență sporită în relația cu părinții.
- Flexibilitate și personalizare: modul de lucru al Selectsoft a fost adaptat pentru a răspunde nevoilor specifice ale școlii, permițând introducerea rapidă a contractelor și configurarea personalizată a serviciilor.
„Colaborarea cu echipa Selectsoft a fost excelentă, cu o rezolvare promptă a tuturor solicitărilor noastre. Recomand cu încredere Selectsoft. „
Bărbos Bianca – Contabil, Școala Gimnaziala ep.dr. Alexandru Rusu
Concluzie
Implementarea soluției Selectsoft la Școala Gimnazială „Alexandru Rusu” este un exemplu clar de îmbunătățire a activităților administrative prin digitalizare și automatizare. Soluția a fost personalizată pentru a integra funcții de contractare, facturare și monitorizare a prezenței. Astfel, Selectsoft a adus eficiență și transparență într-un proces complex.
Într-o lume în care timpul și resursele sunt din ce în ce mai prețioase, programul de gestiune Selectsoft oferă instituțiilor de învățământ un instrument modern. Acesta este ușor de utilizat și permite focalizarea pe educație.
Optimizează-ți procesele administrative cu Selectsoft și transformă gestionarea fluxului de lucru!
