Orice proprietar de afacere știe că sfârșitul de an aduce mult stres și bătăi de cap. Având în vedere că inventarul de la finalul anului este obligatoriu pentru societățile comerciale, managerii s-au obișnuit cu ideea că această perioadă este supraaglomerată. Cu toate acestea, un inventar poate fi eficient și ușor. Pentru asta e nevoie de puțină organizare în prealabil. Trebuie să ții cont de instrumentele folosite și nu în ultimul rând, trebuie să te asiguri că îți pui bazele în tehnologii actuale. Adică ai nevoie de un soft inventar eficient!
Planificarea din timp
Procesul de inventariere este unul de durată. Tocmai din acest motiv este important să se stabilească din timp personalul implicat și perioada exactă în care acesta se va desfășura. Orice manager are o idee de fluxul afacerii sale în perioada sărbătorilor, iar acest lucru te ajută să stabilești toate detaliile.
Activitatea afacerii se va putea desfășura și cu un număr mai mic de angajați, în timp ce restul vor participa la inventariere. Dacă ai grijă să anunți din timp perioada în care va avea loc inventarul nu vei mai avea surprize cu angajații care își doresc să plece în concediu. Cu toate aceasta, le poți oferi un mic stimulent pentru ajutorul acordat.
Pregătirea inventarierii
Un alt pas care trebuie luat în calcul este pregătirea inventarierii. Acest procedeu determină felul în care celelalte etape se vor desfășura. Această etapă te ajută să pui la punct măsurile organizatorice și elementele de natură contabilă. În acest punct vei stabili persoanele implicate în procesul de inventariere, vei identifica încăperile cu bunuri care urmează a fi inventariate, vei închide și sigila celelalte încăperi. Procedeul din urmă se va realiza în prezența gestionarului.
În momentul pregătirii pentru inventariere trebuie să grupezi bunurile în funcție de sortiment și preț. Nu în ultimul rând, dacă există posibilitatea, ar fi bine să se sisteze operațiunea de primire și eliberare de bonuri.
Utilizarea unui spațiu adecvat
Inventarierea presupune numărarea manuală a tuturor bunurilor. De obicei acest procedeu poate dura câteva zile pe care angajații și le vor petrece în acest spațiu. Așadar, ar fi bine că încăperea să fie una bine luminată, spațioasă, încălzită și curată.
Activitatea va fi mult mai ușoară în acest condiții. Este de la sine înțeles că a lucra într-un spațiu bine organizat permite accesul ușor și nu provoacă neplăceri sau stres.
Delegarea sarcinilor
Pentru a evita erorile de orice tip, ar fi bine ca fiecare participant să știe din timp ce sarcini are. Astfel nu vor exista confuzii și nici nu va trebui să pierzi timp cu explicații suplimentare. Confuzia nu poate decât să genereze probleme în acest context, de aceea ar fi indicat să organizezi o ședință cu câteva zile înainte și să te asiguri că fiecare angajat a înțeles ceea ce urmează să facă.
Pentru a simplifica procesul ai putea întocmi o listă pentru fiecare angajat în parte. În plus, produsele și zonele spațiului de lucru trebuie împărțite și acestea foarte bine. Cu toate că este de la sine înțeles, lipsa comunicării poate duce la niște situații cu care nu ai vrea să te confrunți.
Folosirea celor mai recente date
Inventarul trebuie să ofere o imagine clară asupra bunurilor deținute de afacerea ta, dar acest lucru trebuie să înceapă cu o serie de documente existente deja. Stocurile existente anterior și stocurile propuse îți oferă un punct de plecare.
De asemenea, un soft inventar oferă rezultate corecte și complete.
Metode de inventariere
Metodele rudimentare de inventariere au reprezentat multă vreme o opțiune pentru proprietarii de afaceri. Totuși, în prezent lucrurile s-au schimbat din diverse motive. În primul rând, dezvoltarea tehnologică a forțat implementarea de noi soluții. De asemenea, soluțiile din trecut nu erau întotdeauna precise. Erorile umane duceau adeseori la pierderi financiare.
Din acest motiv, o soluție precum Selectsoft – Gestiune Stocuri reprezintă un avantaj pentru proprietarii de afaceri. Acest soft inventar este precis, eficient și oferă rapoarte detaliate.
Am mai scris despre software gestiune stocuri pe blogul nostru și am abordat teme precum: Cum să gestionezi cu maximum de eficiență problemele dintr-un depozit și Ce trebuie să știi despre gestionarea smart a stocurilor?.
Stabilirea rezultatelor inventarierii
Pentru o stabilire precisă a plusurilor și minusurilor de inventar este necesară întocmirea unei situații comparative. Un prim pas înaintea stabilirii rezultatelor inventarierii este analiza tuturor soldurilor de contabilitate a bunurilor inventariate.
Îmbunătățirea activității de inventariere
În urma fiecărei inventarieri ar fi indicat să fii deschis la sugestii din partea participanților. Astfel vei găsi soluții care se potrivesc afacerii tale și îți ușurează munca. Orice procedură care le facilitează munca angajaților trebuie reținută și implementată în viitor. Nu în ultimul rând, comunicarea deschisă va fi apreciată de către toți angajații. Toate aceste sfaturi împreună cu utilizarea tehnologiei moderne și a unui soft inventar te fac un manager eficient și bine informat.
Te putem ajuta cu informații privind soluțiile oferite sau ai nevoie de informații legate despre cum să ai un inventar perfect? Contactează-ne la: comercial@selectsoft.ro și îți vom oferi și un demo gratuit!
