Începutul de an este o perioadă aglomerată pentru proprietarii de afaceri. De regulă acesta este momentul în care se face un bilanț al anului precedent și se trag concluzii.
Tot în această perioadă, antreprenorii trebuie să se asigure că sunt la zi cu toate documentele și obligațiile pe care le au, pentru a evita ilegalitățile. În țara noastră la începutul anului se efectuează o serie de schimbări în ceea ce privește legislația. Așadar este bine să se știe încă din primele luni ce obligații și îndatoriri trebuie duse la capăt pentru a evita orice tip de consecință legală.
Tocmai din acest motiv am alcătuit o listă cu câteva dintre cele mai importante aspecte pe care antreprenorii trebuie să le aibă în vedere anul acesta.
Inventariere
Încă din primele luni de activitate ale anului 2020 fiecare antreprenor trebuie să se asigure că inventarul s-a realizat conform legii în vigoare. Acest lucru permite începerea activității cu o situație reală în ceea ce privește activele, datoriile și capitalurile proprii deținute. Conform O.M.F.P nr. 2961/2009, inventarul trebuie să se efectueze anual. Cei ce nu efectuează inventarul până la sfârșitul anului riscă amenzi cuprinse între 400 și 5000 lei, potrivit Legii Contabilității nr. 82/1991.
Principalii factori care duc la sancțiune sunt: neefectuarea inventarierii, lipsa procedurii privind inventarierea, neîntocmirea deciziei de inventariere. În plus, inexistența declarației gestionarului și refuzul de confirmare a creanțelor și datoriilor inventariate sunt la fel de imporante.
Gestiune
Există mulți antreprenori care ignoră gestionarea stocurilor, deși acest lucru constituie o ilegalitate. Conform legii în vigoare, deținerea de numerar, dar și efectuarea de operațiuni economice care nu sunt înregistrate în contabilitate reprezintă o contravenție. Pe de altă parte, administrarea corectă a gestiunii le permite firmelor să onoreze comenzile (având o evidență clară a stocului). Ea ajută la identificarea furturilor (fie din partea angajaților sau a terților) și nu în ultimul rând, oferă o serie de avantaje economice și financiare.
Un program de gestiune permite generarea balanței stocurilor, acțiune care trebuie întreprinsă cel puțin o dată pe an. Modelul acestui tip de documentele financiar-contabile este prevăzut de O 2634/2015. Acest document poate fi întocmit de fiecare dată când se consideră necesar. Iar cu ajutorul acestuia contabilul poate stabili dacă există o concordanță între contabilitatea sintetică și contabilitatea analitică a stocurilor.
Avantajele unei gestiuni corecte includ:
- Verificarea corectitudinii înregistrărilor
- Reducerea ratei de apariție a erorilor care denaturează rezultatele financiare
- Verificarea concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică
- Eliminarea riscului apariției de erori contabile
Documente și fluxuri
Pe lângă respectarea termenelor limită privind completarea documentelor este bine ca fluxul operațiunilor care au loc într-o companie să fie unul fluid.
Cum se realizează acest lucru?
Când vine vorba despre emiterea facturilor și a chitanțelor acestea trebuie să se emită ușor, fără probleme tehnice. Cu toate că metodele tradiționale (pixul și hârtia) sunt încă practice, sistemele performante reduc erorile, sunt sigure și practice.
Pe de altă parte, fluxul de bani trebuie planificat și controlat în mod corespunzător pentru a înțelege fluxurile operaționale. În plus, acest lucru ajută și la completarea rapoartelor în mod facil. Pentru a nu pune în pericol continuarea activității nu este suficientă decât monitorizarea Contului de Profit și Pierderi. Antreprenorii trebuie să urmărească cu atenție și evoluția Cash Flow-ului.
Împărțirea responsabilităților ajută la controlul atent al proceselor care au loc într-o firmă. Ca rezultat, fraudele și pierderile sunt diminuate. Pe lângă persoanele care au responsabilități privind anumite operațiuni, este bine să existe și un responsabil care verifică corectitudinea muncii prestate anterior.
Analiza stocurilor
Printre obligații și îndatoriri pentru antreprenorii care lucrează cu stocuri se numără și analiza stocurilor, cel puțin o dată pe an. Această analiză permite evidențierea problemelor legate de stoc și oferă soluții pentru a le remedia.
Deși este o operațiune complexă, cu ajutorul instrumentelor inteligente se poate face o analiză fără probleme. Ce trebuie aceasta să conțină?
- Intrările de marfă pe fiecare produs
- Ieșirile de produs pe fiecare produs în parte
- Valorile stocului pe fiecare produs
În urma acestei analize rezultă parametri de stoc. Aceștia sunt stoc optim, maxim și minim. Tot în această categorie poate fi încadrată și frecvența de aprovizionare care este un rezultat direct al evoluției stocului.
Analiza stocului mai oferă și informații legate de spațiul necesar pentru depozit. Reducerea timpului de muncă a personalului și optimizarea stocurilor sunt, de asemenea, printre informațiile primite. O aplicație software inteligentă oferă toate aceste avantaje.
Pentru a avea parte de un an productiv este bine ca antreprenorii să respecte toate aceste obligații și îndatoriri și să fie la zi cu toate documentele necesare. De asemenea, cel mai prielnic moment pentru regândirea strategiei este începutul de an.
