Regulile privind Registrul RO e-Factura au fost actualizate în 2026. Noile prevederi clarifică cine poate utiliza opțional sistemul, cum se folosește formularul 081 și, mai ales, cum poate fi solicitată scoaterea din registrul opțional.
Modificările sunt prevăzute de Ordinul ANAF nr. 1021/2026 și se aplică începând cu 3 septembrie 2026. Ordinul modifică procedura stabilită anterior prin Ordinul ANAF nr. 3.788/2024.
Ce înseamnă concret? Nu toate persoanele care emit facturi au aceleași obligații. Pentru anumite categorii, utilizarea RO e-Factura rămâne opțională, iar noile reguli stabilesc mai clar inclusiv ce se întâmplă atunci când acestea nu mai doresc să utilizeze sistemul.
Cine nu este obligat să utilizeze RO e-Factura?
În primul rând, este importantă diferența dintre utilizarea obligatorie și cea opțională. Legislația prevede anumite categorii care nu au obligația de a utiliza sistemul național RO e-Factura, dar pot opta pentru acesta.
Printre acestea se regăsesc:
- Persoanele care se identifică fiscal prin CNP – furnizori sau prestatori care emit facturi folosind CNP-ul pentru identificarea fiscală, nu un cod fiscal distinct.
- Agricultorii persoane fizice – cei care beneficiază de regimul special pentru agricultori și desfășoară activitatea ca persoane fizice.
- Anumite misiuni diplomatice și organisme internaționale – de exemplu, misiuni diplomatice și oficii consulare, anumite organisme internaționale și structuri militare străine care beneficiază de scutirile prevăzute de Codul fiscal.
- Institute și centre culturale străine – instituțiile culturale ale altor state care funcționează în România în baza unor acorduri între state.
- Firme străine care nu sunt stabilite în România – companii din afara țării care nu au sediul activității economice în România și care pot opta pentru utilizarea RO e-Factura în relațiile B2B sau B2G.
Ce se schimbă pentru persoanele care se identifică fiscal prin CNP?
Una dintre modificările importante din 2026 îi vizează pe furnizorii și prestatorii care se identifică fiscal prin cod numeric personal (CNP). Această categorie apare acum în mod expres printre cele care pot opta pentru utilizarea RO e-Factura.
Este obligatorie e-Factura dacă te identifici fiscal prin CNP?
Nu. Furnizorii și prestatorii care se identifică fiscal prin CNP nu sunt obligați să utilizeze sistemul RO e-Factura.
Conform art. 10^10 din OUG nr. 120/2021, aceștia beneficiază de un regim special și pot opta pentru utilizarea sistemului. În acest caz, se pot înscrie în Registrul RO e-Factura opțional.
Ce este Registrul RO e-Factura opțional?
Registrul RO e-Factura opțional este destinat anumitor persoane și entități care nu sunt obligate să utilizeze sistemul, dar aleg să îl utilizeze.
Pentru aceste categorii, înscrierea în registru permite utilizarea RO e-Factura în condițiile stabilite de legislație. Ordinul ANAF nr. 1021/2026 actualizează atât categoriile eligibile, cât și procedura prin care este gestionată înregistrarea.
Pentru firme și profesioniști, diferența este importantă – înainte de a stabili cum trebuie transmisă o factură, trebuie verificat dacă utilizarea sistemului este obligatorie sau opțională în situația respectivă.
Formularul 081 se modifică. Ce trebuie să știi?
O schimbare importantă vizează și formularul 081, care poate fi folosit acum atât pentru înscrierea, cât și pentru scoaterea din Registrul RO e-Factura opțional.
Prin Ordinul ANAF nr. 1021/2026, formularul primește o nouă denumire – „Cerere privind înregistrarea în/scoaterea din Registrul RO e-Factura opțional”.
Practic, cei care s-au înscris opțional în sistem au acum o procedură clară prin care pot solicita și ieșirea din registru folosind același formular 081.
Cum se face scoaterea din Registrul RO e-Factura?
Procedura este relativ simplă:
- se completează formularul 081;
- se bifează secțiunea V din formular;
- formularul este transmis către ANAF;
- scoaterea din registru produce efecte de la data stabilită de procedură.
Este important de reținut că ieșirea nu se efectuează în ziua transmiterii formularului. Contribuabilul este scos din Registrul RO e-Factura opțional începând cu data de 1 a lunii următoare transmiterii formularului.
Ce se întâmplă cu asociațiile, fundațiile, partidele politice și cultele?
Noile reguli aduc o schimbare și pentru asociațiile, fundațiile, organizațiile fără scop patrimonial, partidele politice și cultele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA.
Dacă la data de 3 septembrie 2026 acestea erau înscrise în Registrul RO e-Factura opțional, trecerea în registrul obligatoriu se face automat:
- sunt scoase din Registrul RO e-Factura opțional;
- sunt înscrise în Registrul RO e-Factura obligatoriu.
Practic, pentru aceste entități, RO e-Factura nu mai este opțională, iar schimbarea registrului nu trebuie solicitată prin formularul 081.
Ce ar trebui să verifice firmele și profesioniștii?
Modificarea legislației nu înseamnă că fiecare firmă trebuie să depună un nou formular. Important este ca fiecare contribuabil să știe în ce categorie se încadrează și ce reguli i se aplică.
Merită verificate câteva aspecte:
- Utilizarea RO e-Factura este obligatorie sau opțională?
- Contribuabilul este deja înscris într-unul dintre registre?
- Identificarea fiscală se face prin CNP?
- Este necesară depunerea formularului 081?
- Se dorește menținerea în Registrul RO e-Factura opțional?
- De la ce dată produce efecte o eventuală scoatere din registru?
Mai ales în cazul companiilor care gestionează un volum mare de documente, aceste reguli trebuie reflectate corect și în programul de facturare. Altfel, o modificare aparent administrativă poate duce la verificări suplimentare și intervenții manuale.
Ce înseamnă modificările RO e-Factura pentru programul de gestiune?
Schimbările legislative nu se opresc la completarea unui formular. Ele influențează modul în care facturile sunt emise, transmise și urmărite, iar soluțiile folosite de companii trebuie să țină pasul cu noile cerințe.
Un sistem software cu e-Factura integrat poate simplifica activități precum:
- emiterea și gestionarea facturilor;
- transmiterea documentelor către sistemele ANAF;
- verificarea stării documentelor transmise;
- păstrarea istoricului operațiunilor;
- urmărirea facturilor direct din aplicația utilizată în activitatea curentă.
Pentru echipa financiară, asta înseamnă mai puține operațiuni repetitive și un proces mai ușor de urmărit. Pentru management, înseamnă mai multă vizibilitate asupra documentelor și mai puține situații care trebuie clarificate manual.
Un flux de facturare adaptat modificărilor legislative
Atunci când regulile fiscale se schimbă, programul utilizat în activitatea de zi cu zi trebuie să se adapteze fără să transforme fiecare noutate legislativă într-o serie de operațiuni manuale pentru echipă.
Soluțiile Selectsoft integrează RO e-Factura în fluxurile de lucru ale companiei și sunt actualizate în funcție de cerințele legislative aplicabile, astfel încât documentele și informațiile să poată fi gestionate într-un proces cât mai clar.
Vrei să afli cum poți gestiona mai simplu RO e-Factura direct din Selectsoft? Solicită o demonstrație și discută cu un specialist.
