Implementarea unei aplicații software complete care aliniază toate activitățile din cadrul complexului Castel Transilvania.
DESPRE CLIENT
Cu izul unui castel medieval, complexul turistic Castel Transilvania este caracterizat de unicitatea arhitecturală, confortul deosebit și savoarea mâncărurilor. Situat pe o colină care oferă o priveliște feerică, pragul complexului este călcat în fiecare zi de turiști și localnici care vor să se bucure de toate facilitățile castelului.
PROVOCAREA
Complexul dispune de restaurant, camere în regim hotelier, săli de evenimente, piscină, bar și club. De aceea, au avut nevoie de o soluție software integrată care să ajute la administrarea eficientă a întregii unități. Fiecare dintre aceste facilități aduce după sine o provocare diferită. Acest lucru poate însemna un adevărat obstacol în dezvoltarea pe termen lung.
Bucătăria de la Castel Transilvania este amplasată departe de restaurant. Acest lucru a pus o piedică în comunicarea eficientă dintre ospătari și bucătărie. Ospătarii erau nevoiți să se deplaseze de fiecare dată în bucătărie pentru a comunica o comandă nouă. De asemenea, pentru a verifica statusul acesteia făceau același lucru. Iar mai apoi pentru a o ridica. Astfel, se pierdea timp prețios și clienții erau nevoiți să aștepte destul de mult pentru a fi serviți.
Castel Transilvania a mai avut nevoie de o soluție care să îi ajute să ia decizii de business informate în funcție de nevoile reale ale complexului. Practic, și-au dorit un mod de a fi la curent cu rulajul de marfă și cu activitatea echipei într-un mod unitar și coerent.
Castel Transilvania și-a dorit să ofere clienților o experiență completă și integrată. Au dorit să le ofere clienților posibilitatea de a se bucura de toate facilitățile complexului fără griji și să achite nota de plată doar la check-out.
Au fost necesare ajustări și la procesul de rezervare, astfel încât să fie fluid și rapid. Adică turiștii să fie ținuți la recepție cât mai puțin. Pentru asta, Castel Transilvania a avut nevoie de o metodă prin care să știe instantaneu câte camere sunt disponibile. De asemnea, au dorit să afle care e starea lor și pentru ce fel de servicii optează fiecare client.
SOLUȚIA
Ca răspuns la problemele și nevoile ridicate de Castel Transilvania am implementat o suită completă. Aceasta e alcătuită din aplicația software complexă SelectSOFT Bar Restaurant, Mobile Kitchen, Mobile Waiter, Hotel și modulul adițional Mobile Manager.
Pentru a rezolva problema comunicării dintre ospătari și bucătărie am instalat un sistem de afișaj a comenzilor în bucătărie. Cum funcționează? Ei bine, ospătarii preiau comanda de la masa clienților cu ajutorul unui dispozitiv mobil sau direct de pe sistemul POS. Odată preluată comanda, ea este transmisă instantaneu către bucătărie. În acest moment comanda apare pe sistemul de afișaj din bucătărie și bucătarii încep imediat prepararea ei. Astfel, ospătarii nu mai sunt nevoiți să facă drumuri repetate în bucătărie de fiecare dată când au o comandă nouă sau când comanda este finalizată de către bucătari.
Mai mult, am ajutat Castel Transilvania să urmărească și îmbunătățească eficiența fiecărui ospătar, dar și să își controleze și optimizeze stocurile și rulajul de marfă. Cu alte cuvinte, i-am ajutat să ia decizii de business informate. Aplicația software complexă Bar Restaurant permite generarea de rapoarte complexe în funcție de parametri. Câteva exemple sunt situația vânzărilor sau încasărilor pe zile, săptămâni, ospătari, stocuri de marfă, cheltuieli, transferuri pe camere, etc.
Am creat o experiență integrată, memorabilă prin îmbinarea aplicației software Bar Restaurant cu cea de Hotel. Astfel, clienții complexului pot să se bucure de toate serviciile de la bar, restaurant, piscină, cazare sau spa. Ulterior pot să ceară transferul notei de plată pe cameră. Plata integrală se face doar la check-out. În momentul achitării, ei pot să aleagă serviciile pentru care vor factură fiscală și cele pentru care vor doar bon simplu.
Am fluidizat procesul de rezervare astfel încât oaspeții care doresc cazare petrec foarte puțin timp la recepție. Aplicația software complexă Hotel oferă în timp real detalii legate de disponibilitatea și situația camerelor. Recepționerii află instantaneu dacă o cameră e liberă, curată sau defectă. Guvernantele au acces instantaneu la situația camerelor care necesită curățenie, completarea mini-barului sau alte solicitări ale oaspeților. Mai mult, ei pot selecta în doar câteva click-uri toate serviciile pe care le aleg oaspeții. De exemplu, dacă ei cer mic dejun și cină, recepționerii bifează opțiunile și se transmit către bucătărie. Drept urmare, va exista permanent o evidență a serviciilor care trebuie pregătite.
În completarea aplicațiilor software implementate am oferit managerilor și modulul suplimentar Mobile Manager. Acesta oferă control total al afacerii de la distanță. În situația în care nu sunt conectați fizic la afacere, ei pot să vizualizeze de pe smartphone încasările, plățile, rezervările, restanțele sau situația hotelului.
REZULTATUL
Complexul Castel Transilvania se bucură acum de un management eficient al unității. Comunicarea dintre membrii echipei este reglementată de o aplicație software complexă care elimină erorile de orice tip. Clienții sunt serviți mai repede și mai eficient.
Hotelul oferă o experiență memorabilă, începând de la procesul de cazare până la check-out. După doar o lună de la implementarea soluției s-a observat o creștere în eficiența proceselor de servire clienți cu 20%.
